Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Chi tratta i dati e come contattarlo

Il titolare del trattamento è:

L’app è lo strumento con cui il campo gestisce i soci, le prenotazioni delle lezioni, le tessere associative, i punti fedeltà e la registrazione dei pagamenti incassati sul posto. Tutti i dati descritti qui sotto sono trattati per queste attività.

2. Quali dati vengono trattati e da dove arrivano

I dati arrivano da tre fonti: quello che inserisci tu nell’app (registrazione, profilo, schede dei cani, prenotazioni), quello che inseriscono gli istruttori e gli amministratori del campo (tessere, pagamenti, punti, note, appartenenza ai gruppi di comunicazione) e quello che i sistemi generano automaticamente (identificativi tecnici, token delle notifiche, registri di accesso).

2.1 Dati dell’account

• Indirizzo email e password. La password non è visibile al campo: è conservata dal servizio di autenticazione di Google (Firebase Authentication) in forma protetta e può essere reimpostata solo via email.
• Nome e cognome (il nome mostrato nell’app).
• Data di creazione dell’account e data dell’ultima modifica del profilo.
• Ruolo nell’app (socio, istruttore, amministratore).
• Indirizzo IP e stringa del dispositivo (user agent) usati al momento della registrazione e degli accessi: sono raccolti dal servizio di autenticazione di Google per prevenire abusi e tentativi di accesso automatizzati.

2.2 Profilo del socio

• Numero di telefono e indirizzo, se li inserisci (campi facoltativi).
• Token di notifica del dispositivo e data del suo ultimo aggiornamento: è il codice tecnico che permette di consegnare le notifiche push a quel telefono. Viene rimosso quando esci dall’account.

2.3 Dati dei cani

Riguardano l’animale, ma sono collegati a te come proprietario o conduttore e quindi trattati come dati personali: nome e razza (obbligatori), data di nascita, sesso, numero di microchip, numero di pedigree, note libere, elenco dei conduttori abilitati a portare quel cane in campo, foto del cane se ne carichi una. Prima di caricarla l’app la riduce e ne toglie i metadati, compresa l’eventuale posizione in cui è stata scattata. Le note sono un campo di testo libero: usale per informazioni utili all’addestramento e non inserirvi dati sanitari o giudiziari riferiti a persone.

2.4 Prenotazioni delle lezioni

• Giorno e orario dello slot, istruttore, cane con cui ti presenti, stato della prenotazione (prenotata, completata, annullata), data in cui hai prenotato.
• Orario stimato di arrivo, se lo comunichi, e note della prenotazione.
• Indicazione se la lezione è da pagare sul posto.
• Nel documento della prenotazione vengono copiati nome ed email, perché l’istruttore veda chi si è iscritto allo slot.

2.5 Tessera associativa e QR code

• Numero di tessera, tipo di tessera, data di inizio e di scadenza, stato (in attesa di conferma, attiva, scaduta, sospesa, annullata), eventuale cane associato, se la tessera comprende assicurazione o l’accesso alle gare, numero di lezioni incluse, note inserite dallo staff e identificativo di chi ha creato la tessera.
• Il QR code mostrato nell’app contiene soltanto l’identificativo interno del tuo account (un codice casuale generato dal sistema): non contiene né nome, né email, né dati della tessera. Chi lo inquadra con l’app da istruttore vede i dati della tua tessera perché è autorizzato a leggerli, non perché siano scritti nel codice.

2.6 Pagamenti

• Importo, stato (in sospeso, pagato, annullato), metodo dichiarato dallo staff (contanti, bonifico, carta, altro), data di registrazione e data dell’incasso, istruttore e lezione di riferimento, identificativo di chi ha registrato il pagamento, note, numero di solleciti inviati e data dell’ultimo sollecito. Nel documento del pagamento vengono copiati nome ed email.
• L’app non incassa pagamenti. Non chiede e non conserva numeri di carta, IBAN o credenziali bancarie: il pagamento avviene fuori dall’app e nell’app viene solo registrato che è avvenuto.

2.7 Pacchetti di lezioni, punti fedeltà e premi

• Pacchetti: nome del pacchetto, lezioni totali e residue, data di acquisto e di scadenza.
• Punti: totale, disponibili e utilizzati per ciascun binomio conduttore–cane, con lo storico dei movimenti (punti assegnati, riscattati, scaduti o corretti a mano, con la motivazione scritta dallo staff e l’indicazione di chi l’ha fatto).
• Premi riscattati, data del riscatto e se sono stati usati.

2.8 Eventi e comunicazioni

• Iscrizione agli eventi del campo: il tuo account risulta tra i partecipanti.
• Gruppi di comunicazione: lo staff può inserirti in gruppi (creati e compilati a mano) per inviare avvisi solo a una parte dei soci.
• Notifiche ricevute: titolo, testo, data e indicazione se sono state lette. Restano 90 giorni (punto 9). Il testo vero si legge solo nell’app: la notifica che arriva sul telefono dice soltanto “Hai un nuovo avviso” (punto 8).

2.9 Diagnostica dell’app (app per iPhone e per Android)

Dalla versione 1.0.9 l’app non invia segnalazioni di crash né altri dati di diagnostica. Le versioni precedenti, finché non vengono aggiornate, inviano a Firebase Crashlytics una segnalazione quando l’app si blocca (traccia dell’errore, modello del dispositivo, versione del sistema e dell’app, identificativi tecnici dell’installazione), senza collegarla al tuo account.

2.10 Dati di chi è istruttore

Per chi ha il ruolo di istruttore vengono trattati anche nome visualizzato, specializzazioni, breve descrizione, eventuale foto, orari e disponibilità settimanali, periodi di assenza e numero di lezioni svolte. Questi dati sono visibili ai soci che devono scegliere l’istruttore con cui prenotare.

2.11 Registri tecnici

I server che erogano il servizio registrano dati tecnici di funzionamento: indirizzi IP, data e ora delle richieste, esito delle operazioni ed errori. Riguardano l’infrastruttura di Google (Firebase).

2.12 Richieste di assistenza

Se usi la sezione di aiuto per scrivere al campo, l’app apre il tuo programma di posta con un messaggio già compilato che contiene il testo che scrivi, il tuo nome, la tua email e la versione dell’app. L’invio parte dal tuo programma di posta e il messaggio arriva nella casella del campo, dove resta conservato come qualsiasi email.

2.13 Sincronizzazione con il calendario del telefono

L’app offre due modi, entrambi facoltativi, per vedere i tuoi appuntamenti nel calendario che usi di solito. Nessuno dei due è attivo se non lo attivi tu.

• Aggiunta di un singolo appuntamento. Toccando «Aggiungi al calendario» l’app apre il calendario del telefono con i dati già compilati e sei tu a salvare. L’appuntamento contiene solo giorno, orario, titolo della lezione o dell’evento e, se previsto, il luogo. Da quel momento è una tua copia: se la lezione viene spostata o annullata, l’app non può correggerla.
• Calendario sottoscrivibile. Puoi generare un indirizzo personale che il tuo telefono, o un servizio come Google Calendar o Outlook, consulta periodicamente per tenersi aggiornato da solo. L’indirizzo contiene un codice casuale che identifica te.

Il calendario sottoscrivibile contiene soltanto: giorno e orario delle lezioni, il nome dell’istruttore (o, se sei istruttore, il nome del socio), il titolo e il luogo degli eventi a cui partecipi. Non contiene note, importi, stato dei pagamenti, indirizzi email, dati del tuo cane. Copre il mese precedente e i tre mesi successivi.

Attenzione: un calendario sottoscritto non può chiedere una password, quindi l’indirizzo è esso stesso la chiave: chiunque lo abbia può leggere quei dati. Per questo va trattato come una password e non condiviso. In qualsiasi momento puoi rigenerarlo dalle impostazioni dell’app: da quel momento il vecchio indirizzo smette di funzionare. Cancellando il tuo account l’indirizzo viene eliminato.

Le richieste al calendario sottoscrivibile passano dai server di Google (Firebase) e lasciano i registri tecnici descritti al punto 2.11.

3. Dati che l’app non raccoglie

Per chiarezza, alla data di questa informativa l’app non:

• rileva la posizione geografica (non usa il GPS);
• accede alla rubrica o ai file del dispositivo, e delle tue foto legge solo quella che scegli tu dalla galleria per il tuo cane o per la tua scheda da istruttore;
• legge gli appuntamenti già presenti nel calendario del tuo telefono: la funzione di aggiunta al calendario, descritta al punto 2.13, può soltanto scrivere un nuovo appuntamento, e solo quando lo chiedi tu;
• contiene pubblicità, sistemi di tracciamento pubblicitario o analisi del comportamento d’uso;
• condivide dati con inserzionisti o intermediari di dati;
• chiede dati sanitari, giudiziari, biometrici o altre categorie particolari di dati (art. 9 GDPR).

La fotocamera serve solo a inquadrare un QR code: quello del centro, per entrarci come socio, e quello di una tessera, per gli istruttori. Le immagini sono elaborate sul momento sul dispositivo, non vengono salvate né trasmesse.

4. Perché i dati vengono trattati e con quale base giuridica

5. Cosa è obbligatorio fornire

Sono necessari per usare l’app: email, password e nome. Senza questi dati l’account non può essere creato e non è possibile prenotare. Per prenotare una lezione con un cane servono almeno nome e razza del cane. Tutto il resto — telefono, indirizzo, data di nascita del cane, sesso, microchip, pedigree, note, orario stimato di arrivo — è facoltativo: puoi lasciarlo in bianco e l’app continua a funzionare.

6. Chi vede i dati dentro il campo

• Tu vedi i tuoi dati, i tuoi cani, le tue prenotazioni, la tua tessera, i tuoi pagamenti e i tuoi punti.
• Gli istruttori vedono chi ha prenotato i loro slot (nome, email, cane, orario di arrivo, note della prenotazione), lo stato della tessera quando ne leggono il QR code e i pagamenti relativi alle proprie lezioni. La foto di un cane la vedono chi lo conduce, gli istruttori e gli amministratori del centro.
• Gli amministratori vedono i dati di tutti i soci: profilo, cani, prenotazioni, tessere, pagamenti, pacchetti, punti e notifiche inviate. È il livello di accesso necessario per gestire il campo.
• Gli altri soci non vedono i tuoi dati. Vedono solo i nomi degli istruttori e i posti ancora liberi negli slot, non chi li ha occupati.

Queste separazioni non sono solo organizzative: sono imposte dalle regole di sicurezza del database, che rifiutano le letture non autorizzate.

7. Fornitori e responsabili del trattamento

Caratteri tipografici

I caratteri tipografici (Inter e Barlow Condensed) sono inclusi nell’app: non vengono scaricati dalla rete.

8. Trasferimenti fuori dall’Unione europea

Questi servizi comportano un trattamento fuori dall’Unione europea:

• Firebase Authentication: la documentazione di Google dichiara che questo servizio è erogato solo da datacenter statunitensi e tratta i dati esclusivamente negli Stati Uniti. Riguarda email, password protetta, nome visualizzato, indirizzo IP e user agent degli accessi.
• Notifiche push: Firebase Cloud Messaging è un servizio globale di Google e, sugli iPhone, il recapito passa dall’infrastruttura di Apple. Nessuno dei due ha una sede europea: per questo una notifica porta soltanto il token del dispositivo, un testo generico uguale per tutti e codici tecnici che servono ad aprire la schermata giusta, mai nomi di persone, di cani o di centri.
• Crashlytics, solo per le versioni dell’app precedenti alla 1.0.9: le segnalazioni di crash (non collegate al tuo account) sono trattate sull’infrastruttura Google, anche negli Stati Uniti.
• Cloudflare, solo per chi apre il vecchio indirizzo di queste pagine, che rimanda a centrocinofilo.app: i dati tecnici di collegamento di chi le apre passano dalla sua rete mondiale, anche fuori dall’Unione europea. I dati dell’app non transitano da Cloudflare.

Per i servizi di Google la base del trasferimento è quella prevista dai termini di trattamento dati di Firebase: EU-U.S. Data Privacy Framework per i trasferimenti verso entità Google statunitensi certificate (decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023) e, in via sussidiaria o per i Paesi non coperti da una decisione di adeguatezza, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, integrate dalle misure supplementari descritte nella documentazione di Google. Per Apple valgono le clausole contrattuali standard indicate nella sua informativa privacy. Per Cloudflare valgono la sua certificazione EU-U.S. Data Privacy Framework e, in via sussidiaria, le clausole contrattuali standard del suo accordo sul trattamento dei dati. Puoi chiedere al titolare copia delle garanzie applicate scrivendo all’indirizzo indicato al punto 1.

9. Per quanto tempo i dati restano

10. Cancellazione dell’account

Puoi cancellare l’account direttamente dall’app: Impostazioni > Gestione dati > Elimina account. L’operazione è definitiva e non richiede di passare dallo staff. Quando la confermi:

• vengono eliminati: il tuo profilo, le schede dei tuoi cani e la tua scheda da istruttore con le loro foto, le tessere, i punti fedeltà e i movimenti dei punti, i premi riscattati, le notifiche ricevute, le tue preferenze e l’account di accesso (email e password);
• vieni rimosso dalle lezioni future che avevi prenotato, così che il posto torni libero, e dai gruppi di comunicazione;
• restano, in forma anonimizzata, le prenotazioni passate, le registrazioni dei pagamenti e i pacchetti di lezioni: nome ed email vengono sostituiti da un’indicazione generica (“Utente eliminato”) e le note rimosse, perché il campo deve poter dimostrare quante lezioni ha erogato. Del pacchetto viene annotato quante lezioni risultavano ancora da svolgere nel momento in cui è stato chiuso: senza quel dato resterebbe agli atti il pacchetto venduto e non la sua contropartita. Il pacchetto viene chiuso e non può più essere utilizzato. Questi record non permettono più di risalire a te.
• se in un centro restano pagamenti da saldare, gli amministratori di quel centro, e solo loro, ricevono un avviso nell’app con il tuo nome, il numero dei pagamenti e l’importo (mai la tua email), per poterli chiudere. È l’unica informazione che ti riguarda a sopravvivere in forma riconoscibile: serve solo a chiudere quella pendenza, ed è trattata sulla base dell’art. 17, paragrafo 3, lettere b) ed e) del GDPR;
• le lezioni rimaste nei tuoi pacchetti si perdono con l’account, e nessuno ne viene avvisato: prima che tu confermi, l’app te lo dice e ti invita a prendere accordi con il centro. La cancellazione dell’account avviene comunque subito: non la sospende niente e non la subordina all’approvazione di nessuno.

Se non hai più l’app o non riesci ad accedere, puoi chiedere la cancellazione scrivendo a ciao@centrocinofilo.app dall’indirizzo con cui sei registrato, indicando il campo di cui fai parte. La richiesta viene eseguita con la stessa procedura descritta qui sopra, entro un mese come prevede l’art. 12 GDPR, e ricevi conferma via email.

Gli account con ruolo di amministratore non possono cancellarsi da soli, per non lasciare il campo senza amministratori: la cancellazione va chiesta a un altro amministratore.

Dopo la cancellazione, i tempi con cui i dati escono dai sistemi e dai backup di Google sono quelli indicati al punto 9.

11. I tuoi diritti e come esercitarli

In qualsiasi momento puoi chiedere al titolare:

• accesso ai dati che ti riguardano e una copia (art. 15 GDPR);
• rettifica dei dati inesatti o incompleti (art. 16);
• cancellazione dei dati, nei casi previsti (art. 17);
• limitazione del trattamento (art. 18);
• portabilità: ricevere in formato leggibile da una macchina i dati che hai fornito e che sono trattati sulla base del contratto o del consenso (art. 20);
• opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse, come i registri di sicurezza e la diagnostica (art. 21);
• revoca del consenso, se e quando un trattamento si basa sul consenso: la revoca vale per il futuro e non rende illecito quanto fatto prima (art. 7.3).

Nome, telefono e indirizzo puoi correggerli da solo dall’app (Profilo > Modifica profilo), e i dati dei cani dalla sezione dei cani. Per tutto il resto scrivi all’indirizzo indicato al punto 1: il titolare risponde entro un mese, prorogabile di due mesi per richieste complesse, dandone avviso (art. 12.3 GDPR).

Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — garanteprivacy.it) o rivolgerti all’autorità giudiziaria.

12. Minori

L’account può essere creato solo da persone maggiorenni. Se il socio che frequenta il campo è minorenne, l’account è creato e gestito dal genitore o dal tutore, che fornisce i dati e risponde delle informazioni inserite.

L’app non chiede la data di nascita dell’utente e non ha modo tecnico di verificare l’età. Se il titolare si accorge che un account è stato creato da un minore in violazione della regola sopra indicata, lo cancella. Se pensi che ciò sia accaduto, scrivi all’indirizzo del punto 1.

13. Cookie e tecnologie simili

L’app non usa cookie. Conserva sul telefono la sessione, così da non chiederti la password a ogni apertura, e la copia dei dati necessari a mostrarti calendario e tessera senza rete. Sono memorie tecniche necessarie al funzionamento (art. 122 del Codice privacy italiano, che recepisce l’art. 5.3 della direttiva 2002/58/CE) e non richiedono consenso. Spariscono quando esci dall’account o disinstalli l’app.

14. Sicurezza

I collegamenti fra app e server sono cifrati (HTTPS). L’accesso ai dati è regolato da permessi applicati dal database in base al ruolo: un socio non può leggere i dati di un altro socio, né modificare tessere, pagamenti o prenotazioni altrui. Le password non sono conservate dal campo: le gestisce il servizio di autenticazione di Google, che le conserva in forma protetta. Le operazioni amministrative più delicate (cancellazione dell’account, registrazione dei pagamenti, generazione del calendario) passano da funzioni sul server che verificano chi le richiede.

15. Decisioni automatizzate e profilazione

Non vengono prese decisioni automatizzate che ti riguardano ai sensi dell’art. 22 GDPR e non viene fatta profilazione. I gruppi usati per inviare avvisi a una parte dei soci sono compilati a mano dallo staff, non generati da algoritmi. Il calcolo dei punti fedeltà e la generazione del calendario sono automatismi gestionali che non producono effetti giuridici sulle persone.

16. Modifiche a questa informativa

Se il trattamento cambia — nuove funzioni dell’app, nuovi fornitori, nuove finalità — questa informativa viene aggiornata e la data in testa alla pagina cambia. Quando le modifiche sono rilevanti, il titolare le segnala anche tramite l’app. La versione in vigore è sempre quella pubblicata a questo indirizzo.